Política de privacidade

Para dados de conta, cobrança e uso do site, o acolá (Costa e Vieira Tecnologia da Informação Ltda., CNPJ 64.146.166/0001-01) é o controlador.

Para dados de pacientes, incluindo o prontuário, o controlador é o profissional ou a clínica que atende o paciente. O acolá é o operador: guarda e processa esses dados em nome do profissional, conforme as instruções dele. Pedidos de pacientes sobre o conteúdo clínico são encaminhados ao profissional responsável.

Profissionais e equipe: nome, e-mail, telefone, senha (guardada apenas como hash), registro no conselho, especialidade, dados de cobrança da assinatura e registros de acesso.

Pacientes, inseridos pelo profissional: nome, contato, data de nascimento, responsável legal (no caso de menores), contato de emergência, convênio, agenda de sessões e dados financeiros das sessões.

Conteúdo clínico: anamnese, evoluções, anotações privadas, hipóteses diagnósticas, receitas, documentos emitidos, anexos clínicos e resumos aprovados da IA.

Área do paciente: registros diários de humor (escala e texto livre), confirmações de lembretes de medicação e preferências de notificação.

Site: cookies essenciais e, somente com o seu aceite, dados analíticos agregados. Veja a Política de cookies.

Dados de saúde são tratados para a tutela da saúde, em procedimento realizado por profissionais de saúde (art. 11, II, “f”, da LGPD), e para cumprir obrigações legais e regulatórias de guarda do prontuário (art. 11, II, “a”).

Dados de conta e cobrança são tratados para executar o contrato de assinatura (art. 7º, V) e cumprir obrigações fiscais (art. 7º, II).

Registros de acesso e a trilha de auditoria servem à segurança do serviço e à prevenção de fraudes, com base no legítimo interesse (art. 7º, IX) e na guarda obrigatória de registros de acesso prevista no Marco Civil da Internet.

O uso do assistente de IA para um paciente depende do consentimento dele, registrado no sistema (art. 11, I). Cookies analíticos também dependem de consentimento. Você pode retirar o consentimento a qualquer momento, sem afetar o que foi feito antes.

O acesso ao conteúdo clínico é controlado pelo banco de dados: cada clínica é isolada das outras e só o profissional responsável abre o prontuário do seu paciente. O banco de dados, as cópias de segurança e os arquivos são cifrados em disco pelo provedor de infraestrutura (AES-256), e todo o tráfego usa TLS 1.2 ou superior.

O prontuário abre depois que o profissional responsável confirma com a passkey ou o código do autenticador, e fecha sozinho após um período sem atividade (15 minutos, por padrão) ou ao trocar de paciente. O login de quem acessa conteúdo clínico exige verificação em duas etapas.

Além disso, o acolá cifra o conteúdo clínico antes de gravá-lo (anamnese, evoluções, anotações, documentos clínicos e seus PDFs, anexos do prontuário, gravações de sessão e suas transcrições, e notas de humor do paciente), com AES-256-GCM e uma chave de dados própria de cada clínica. As chaves de dados ficam guardadas cifradas por uma chave mestra que não fica no banco de dados, só no ambiente de execução do aplicativo; assim, uma cópia do banco ou de um backup, sozinha, não revela esse conteúdo. O acesso operacional à chave mestra é restrito a poucas pessoas, com custódia dupla. O aplicativo precisa da chave para mostrar o prontuário a quem tem direito, por isso a cifragem protege contra vazamento do banco e das cópias, e não substitui o controle de acesso descrito acima. Planejamos levar a chave mestra para um serviço dedicado de gerenciamento de chaves (KMS).

O acesso segue o perfil de cada usuário: administrador, profissional, recepção, financeiro e paciente. Somente o profissional responsável abre o prontuário do seu paciente. Recepção e financeiro nunca veem conteúdo clínico. O paciente vê a própria área, e não as anotações do profissional.

O acesso da nossa equipe à infraestrutura é restrito e protegido por verificação em duas etapas. A trilha de auditoria registra logins, cada abertura de prontuário, exportações, alterações sensíveis e cada uso da IA.

O assistente só é ativado para pacientes que consentiram, e só dentro de um prontuário aberto com TOTP. Antes do envio, nome e dados que identificam o paciente são substituídos por pseudônimos.

O fornecedor de IA atua como suboperador, sob contrato de retenção zero: os dados não são guardados depois da resposta nem usados para treinar modelos. O resultado volta como sugestão, e só entra no prontuário se o profissional aprovar.

A gravação do áudio da consulta é opcional e só acontece com o consentimento do paciente, registrado no sistema. O áudio fica isolado no acolá e só o profissional responsável o ouve, com o prontuário aberto. É apagado automaticamente ao fim do prazo de guarda definido pelo acolá (a tela de gravação mostra quantos dias, contados do início da gravação), ou antes, se o profissional o excluir ou o paciente revogar o consentimento.

A transcrição em texto depende de um consentimento próprio e é pedida pelo profissional, gravação a gravação. Para transcrever, o áudio é enviado à AssemblyAI, que atua como operador do acolá em servidores na Europa. Isso é uma transferência internacional de dados, que segue as hipóteses do art. 33 da LGPD. Terminada a transcrição, a cópia na AssemblyAI é apagada e o texto fica guardado no acolá.

A transcrição é gerada automaticamente, pode conter erros e não faz parte do prontuário.

Não vendemos dados pessoais nem os usamos para publicidade.

Compartilhamos o mínimo necessário com fornecedores que nos ajudam a prestar o serviço: infraestrutura, provedor de IA, processamento de pagamentos da assinatura e envio de e-mails e notificações push. Todos atuam sob contrato, com obrigações de sigilo e segurança compatíveis com a LGPD.

Também podemos fornecer dados quando exigido por lei ou ordem judicial, limitando-nos ao que for pedido.

Se algum fornecedor tratar dados fora do Brasil, a transferência segue as hipóteses do art. 33 da LGPD, como cláusulas contratuais aprovadas pela ANPD.

Prontuários de psicologia são guardados por no mínimo 5 anos, conforme a Resolução CFP nº 001/2009. Prontuários médicos, como os de psiquiatria, são guardados por 20 anos a partir do último registro, conforme a Lei 13.787/2018. Para psicanalistas, o prazo padrão é de 5 anos, ajustável pelo profissional.

Durante esses prazos, um pedido de exclusão vira bloqueio: os dados ficam bloqueados e inacessíveis para uso comum. Ao fim do prazo, são eliminados ou anonimizados.

Dados de conta e cobrança são mantidos enquanto a conta estiver ativa e, depois, pelo prazo das obrigações fiscais. Registros de acesso são guardados por pelo menos 6 meses, como exige o Marco Civil da Internet.

Pela LGPD, você pode pedir confirmação de que tratamos seus dados, acesso, correção, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, portabilidade, informação sobre compartilhamento e revogação do consentimento.

Profissionais e equipe exercem esses direitos pelo e-mail do encarregado. Pacientes devem procurar primeiro o profissional ou a clínica, que é o controlador do prontuário; se nos procurarem, encaminhamos o pedido a eles.

Respondemos em até 15 dias. Se não ficar satisfeito, você pode reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Dados de pacientes menores de idade são tratados no seu melhor interesse, com o consentimento e o acompanhamento do responsável legal cadastrado pelo profissional. O acesso de menores à área do paciente depende de autorização do responsável.

Se ocorrer um incidente que possa gerar risco ou dano relevante, avisamos os controladores afetados e a ANPD nos prazos da regulamentação, dizendo o que aconteceu, quais dados foram atingidos e o que foi feito para conter o problema.

O encarregado pelo tratamento de dados pessoais do acolá atende titulares e a ANPD. Contato: encarregado@acola.com.br.

Para agilizar, informe no e-mail o seu nome, o seu perfil (profissional, equipe ou paciente) e o que deseja.

Quando esta política mudar de forma relevante, avisamos por e-mail e no próprio acolá antes de a mudança valer. A data no topo da página indica a versão em vigor.